Aujourd’hui, la gestion des médias est devenue un défi majeur pour les entreprises, qui doivent stocker, organiser et partager leurs contenus numériques de manière efficace. C’est là qu’intervient le Digital Asset Management (DAM), une solution essentielle pour répondre à ces besoins croissants. Dans cet article, nous vous présenterons les avantages et les fonctionnalités d’un logiciel DAM, et comment le Digital Asset Management peut vous aider dans la gestion de vos ressources numériques.
Qu’est-ce que le Digital Asset Management (DAM) ?
Le Digital Asset Management (DAM, ou gestion des actifs numériques en français) est une technologie conçue pour stocker, classer et faciliter l’accès aux ressources multimédias numériques. Un outil de DAM est un référentiel unique qui va centraliser et gérer tous les contenus marketing et communication de votre entreprise.
Comment fonctionne un DAM ?
Actuellement, les solutions DAM disponibles sur le marché se présentent principalement sous la forme de bibliothèques intégrées qui sont hébergées sur le cloud. Ces solutions permettent de mettre à disposition des membres divers types d’actifs numériques (images, vidéos, textes) pour différents canaux tels que les sites internet ou les réseaux sociaux. Pour cela, le DAM propose une fonction de recherche qui facilite l’identification, la localisation et la récupération des contenus grâce aux métadonnées. Ces métadonnées peuvent également être automatisées par le biais de l’IA, notamment par le tagging automatique ou la génération de sous-titres.
De plus, ces outils s’adaptent aux différents appareils tels que les smartphones, les tablettes et les ordinateurs.
Qui peut bénéficier d’un DAM ?
Le DAM s’adresse à un large éventail d’entreprises et d’organisations, notamment dans les domaines de la création de contenu, du marketing, de la publicité, de l’édition, de l’e-commerce et bien d’autres encore. En clair, toute entreprise ou organisation qui gère un volume important de ressources numériques peut bénéficier de l’utilisation d’un DAM pour optimiser leur stockage, leur organisation, leur recherche et leur diffusion sur différents canaux.
Qu’est-ce qu’un actif numérique ?
Un actif numérique (digital asset) fait référence à tout élément de valeur détenu par une entreprise sous format numérique et incluant des droits d’accès et d’utilisation. Il s’agit d’un élément clé du processus de DAM. Vous avez sans doute à gérer de nombreux types d’actifs numériques patrimoniaux ou produits:
- Images : photographies, illustrations, logos, infographies
- Vidéos : publicités, vidéos promotionnelles, tutoriels, enregistrements d’événements
- Documents : fichiers PDF, rapports, brochures, diaporamas
- Fichiers audio : enregistrements vocaux, podcasts
- Contenus écrits : articles de blog, e-books
- Contenus interactifs : applications, jeux, quiz
- Données : bases de données, feuilles de calcul, fichiers CSV
Comme vous pouvez le voir, la liste est longue !
A quoi sert un DAM ?
Le principal objectif des outils de DAM est de faciliter la gestion et l’utilisation des ressources numériques au sein d’une organisation. Les actifs peuvent être stockés en toute sécurité et dans le respect des lois et des contrats, ce qui facilite leur recherche et leur utilisation ultérieure. Grâce à des fonctionnalités de recherche avancées, les membres peuvent trouver rapidement les contenus dont ils ont besoin, ce qui permet de gagner du temps et d’optimiser la productivité.
Le DAM permet également de contrôler les droits d’accès et les autorisations, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux actifs sensibles (sécurité des médias).
Les logiciels de Digital Asset Management facilitent également la création et le partage des contenus avec des collaborateurs internes, des partenaires externes ou des clients, en fournissant des fonctionnalités de distribution et de partage sécurisées. Par exemple, ils peuvent être très utiles lors de la mise en place d’un process de validation grâce à la gestion de différents niveaux d’accès.
Ils facilitent également la création des différents formats : fonds blanc, fonds gris, carré ou rectangle grâce à des fonctions de détourage ou de cropping en vue de la distribution du contenu de l’entreprise sur différents canaux tels que les médias sociaux, les marchés tiers, les systèmes de gestion de contenu, etc.
Enfin, la centralisation des actifs multimédias permet un meilleur usage de ces derniers, en particulier à l’externe. Ils facilitent la distribution du contenu de l’entreprise sur différents canaux, ce qui contribue à renforcer la cohérence de la marque (les mêmes photos de produits, approuvées en interne, seront présentes sur tous les supports et dans tous les magasins).
Comment choisir un logiciel DAM ?
Choisir une solution de Digital Asset Management pour votre entreprise représente un investissement financier et prend du temps. Cela a également un impact sur la manière de travailler et la productivité de votre équipe. Pour une transition en douceur, vous pouvez préparer ce changement !
Pour cela, il est important d’évaluer attentivement les besoins spécifiques de votre entreprise en vous posant les bonnes questions. De plus, il est essentiel de prendre en compte certaines considérations : Quel est le moment optimal pour effectuer cette transition logicielle ? Quelles sont les étapes clés à suivre ? Avons-nous besoin d’un DAM patrimonial ou un DAM orienté produit, ou les deux ?
Pour commencer, évaluez les fonctionnalités offertes par le logiciel de DAM et assurez-vous qu’elles répondent aux besoins de votre entreprise. Cela peut inclure la gestion des métadonnées, la recherche avancée, la collaboration, le contrôle des droits d’accès, l’intégration avec d’autres outils, etc.
Ensuite, prenez en compte des facteurs importants tels que la sécurité, l’architecture cloud, les intégrations, le processus de mise en œuvre, les services professionnels, l’expérience client.
D’une manière générale, un DAM doit remplir les fonctions suivantes :
- Stocker / Centraliser : regrouper toutes les ressources numériques de l’organisation en un seul endroit.
- Sécuriser : assurer la protection des données en utilisant des sauvegardes multiples dans le Cloud.
- Organiser : référencer, trier et classer efficacement l’ensemble des contenus.
- Enrichir : ajouter de nouveaux contenus à l’arsenal de l’entreprise ou effectuer des modifications si nécessaire.
- Gérer le contractuel : s’assurer du respect des contrats dans l’utilisation des médias.
- Rechercher : permettre la recherche de contenus en utilisant des mots-clés ou des filtres
- Partager : utiliser un processus de validation impliquant les équipes concernées et permettre le partage facile et sécurisé des contenus avec les parties prenantes.
- Publier : le DAM doit permettre de diffuser du contenu pertinent sur les différents canaux.
Après avoir réduit vos options, vous pouvez demander des démonstrations des logiciels DAM avec les entreprises présélectionnées. Pour évaluer davantage leur adéquation, essayez les logiciels DAM lors de périodes d’essai et effectuez une comparaison approfondie.
Un DAM, combien ça coûte ?
Vous vous demandez quel est le coût d’un logiciel de Digital Asset Management ? Et bien, sachez qu’il peut varier énormément en fonction de plusieurs paramètres comme la taille de votre entreprise, le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités requises ainsi que le modèle de déploiement choisi (cloud ou sur site).
Les solutions DAM peuvent être proposées sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, avec des tarifs ajustés en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Quelques exemples de solutions sur le marché :
- Wedia
- Bynder
- Keepeek
- Quable (solution PIM/DAM)
- Nextpage (solution PIM/DAM)
A noter : le coût d’un DAM peut également inclure des frais supplémentaires liés à la personnalisation, à la formation des équipes, au support technique et à la maintenance. Contactez-nous pour plus d’informations !
Focus sur la solution Keepeek
Créée en 2008, Keepeek est un éditeur français de logiciel Digital Asset Management qui s’est rapidement taillée une solide réputation sur le marché du DAM, pourtant dominé par de gros acteurs. Avec un portefeuille de plus de 300 clients, Keepeek accompagne des acteurs renommés tels que PSA, Bpifrance, le Ministère de la Culture, Intermarché, le groupe Orange et le Club Med.
La solution de DAM développée par Keepeek offre une multitude d’avantages.
Avec Keepeek, vous bénéficiez d’une recherche avancée et de filtres puissants pour trouver rapidement les ressources dont vous avez besoin. Vous pouvez contrôler les accès et les autorisations pour assurer la sécurité de vos actifs. La bibliothèque des actifs vous permet également de stocker et d’organiser vos contenus de manière structurée.
D’autre part, la classification des actifs facilite la navigation et la récupération des ressources et le partage des actifs est simple et sécurisé.
Keepeek vous permet également de contrôler vos actifs en gérant les versions, en suivant les modifications et en assurant la conformité. Vous pouvez gérer les métadonnées pour enrichir et décrire vos contenus de manière précise.
En termes de services, Keepeek offre une assistance technique en ligne pour vous accompagner dans l’utilisation de la plateforme. Il peut être intégré à d’autres logiciels tels que G Suite, Adobe Creative Cloud et Microsoft Office 365, ce qui facilite la gestion de vos contenus dans un environnement connecté. En tant que logiciel SaaS, Keepeek est accessible depuis n’importe quel système d’exploitation via un navigateur web, ce qui le rend flexible et compatible avec diverses plateformes.
En ce qui concerne les tarifs, ceux-ci sont disponibles sur demande et peuvent varier en fonction du nombre d’utilisateurs et des options activées. Keepeek propose également une période d’essai gratuite pour vous permettre de découvrir ses fonctionnalités.
Vous êtes convaincu de l’intérêt de vous équiper d’un DAM ? N’hésitez pas à nous contacter pour voir comment Keepeek peut répondre à vos besoins. Nos équipes d’experts sont formées à l’intégration de Keepeek ainsi que d’autres solutions de Digital Asset Management. Quel que soit votre projet, nous vous accompagnons dans la mise en place de solutions adaptées à votre organisation.
