Introduction
Images, vidéos, fiches techniques et conformité, logos, pictos, catalogues PDF… Vos équipes jonglent avec des centaines, parfois des milliers de fichiers multimédias. Sans un outil de gestion centralisé, les erreurs, les pertes de temps et les incohérences d’image sont inévitables. C’est là qu’intervient la gestion médias Keepeek, grâce à son DAM (Digital Asset Management) performant et reconnu.
Adopté par de nombreuses entreprises pour structurer la gestion de leurs contenus digitaux, Keepeek s’impose comme un référent du DAM sur le marché européen. Dans cet article, nous partageons les clés d’une intégration réussie de Keepeek, les avantages concrets observés chez nos clients, et nos recommandations pour un pilotage efficace des assets.
Pourquoi choisir un DAM comme Keepeek ?
Keepeek permet de centraliser, organiser, enrichir, retrouver et diffuser tous les fichiers digitaux de l’entreprise. Grâce à son interface intuitive, son moteur de recherche puissant et ses fonctionnalités avancées de transformation de format d’image, de gestion des droits d’accès, de tags et de workflows de validation, et la capacité à accéder au contenu Keepeek depuis des outils bureautique ou CMS, Keepeek répond aux enjeux de cohérence de marque, de rapidité de production et d’autonomie des équipes.
Les départements marketing, communication, e-commerce ou encore RH peuvent accéder plus rapidement aux bons fichiers, dans leur version à jour, sans dépendre d’autres équipes ou d’outils multiples. Cela permet de fiabiliser l’image de marque, de gagner du temps au quotidien et de simplifier la gestion des campagnes multi-canaux.
Les défis rencontrés avant l’intégration
Avant de mettre en place un DAM, de nombreuses organisations sont confrontées à une dispersion importante de leurs contenus. Les fichiers sont éparpillés entre différents outils (Google Drive, serveurs internes, outils e-commerce, Dropbox, etc.), ce qui multiplie les doublons, rend difficile l’identification des versions les plus récentes, et provoque des pertes de temps considérables pour les équipes terrain comme pour les partenaires.
La conséquence directe est une perte d’efficacité opérationnelle, mais aussi une détérioration de l’expérience client ou utilisateur, à cause d’erreurs de visuels, d’incohérences dans les publications ou de retards dans les mises à disposition.
Intégrer Keepeek dans son écosystème digital
L’intérêt d’un DAM comme Keepeek se révèle pleinement lorsqu’il est connecté à l’ensemble des outils de l’entreprise. Par exemple, un lien avec l’ERP ou le PIM permet d’associer les visuels aux données produits, tandis que l’intégration à une plateforme e-commerce ou à un CMS assure une mise à jour automatique des contenus diffusés en ligne.
Keepeek peut également s’interfacer avec les outils de création graphique comme la suite Adobe ou Canva, ou encore proposer des portails sécurisés à destination de partenaires, distributeurs ou journalistes. Ces connexions permettent d’automatiser de nombreuses tâches chronophages, tout en garantissant la cohérence des contenus publiés.
Grâce à ses connecteurs prêts à l’emploi, à son API performante et à sa capacité d’adaptation, Keepeek s’intègre dans des environnements variés avec fluidité.
Cas d’usage typiques observés
Dans le secteur du retail, une enseigne souhaitait rationaliser ses shootings produits pour éviter les erreurs entre les visuels web, catalogue papier et supports en magasin. L’intégration de Keepeek a permis de centraliser l’ensemble des assets visuels et d’en fiabiliser la gestion sur tous les canaux.
Dans le secteur B2B, une entreprise présente dans 15 pays devait fournir rapidement les bons visuels à ses distributeurs locaux. Grâce au portail public de Keepeek, elle a pu proposer un accès sécurisé, filtré et personnalisable, réduisant ainsi la charge de travail des équipes centrales.
Une collectivité territoriale, de son côté, utilisait Keepeek pour structurer sa médiathèque interne. Photos événementielles, visuels institutionnels, vidéos de communication : toute sa production audiovisuelle a été structurée, documentée et valorisée dans une base de connaissance centralisée.
Bonnes pratiques pour un projet DAM réussi
Pour bien démarrer un projet Keepeek, il est conseillé de réaliser un audit des assets existants afin de planifier une migration propre et progressive. L’arborescence du DAM doit être claire, lisible et évolutive, afin d’accompagner la croissance de l’entreprise sans créer de complexité inutile.
Le choix des métadonnées est également crucial : elles doivent être partagées entre les équipes, simples à renseigner et réellement utiles pour la recherche ou la classification. La mise en place de règles de nommage et de processus de validation facilite ensuite la montée en qualité progressive de la base de contenus.
Enfin, la réussite du projet dépend fortement de l’adhésion des utilisateurs. Des formations ciblées, une documentation claire et un accompagnement au quotidien permettent de pérenniser l’usage du DAM et de maximiser son retour sur investissement.
FAQ – Questions fréquentes sur Keepeek
1. Keepeek est-il adapté aux PME ou uniquement aux grands groupes ? Keepeek est conçu pour s’adapter à toutes les tailles d’organisations. Il est utilisé aussi bien par des PME que par des grands comptes et des institutions publiques.
2. Quelle est la différence entre un DAM et un Drive collaboratif ? Un DAM comme Keepeek offre des fonctions avancées d’organisation, de recherche, de droits d’accès, de versioning, de publication, bien au-delà d’un simple Drive.
3. Est-il possible de connecter Keepeek à un PIM ou un ERP ? Oui. Keepeek propose des connecteurs et une API qui permettent une intégration fluide avec vos outils métiers, pour synchroniser données et visuels.
4. Peut-on générer automatiquement des catalogues ou fiches produits à partir de Keepeek ? Oui, certaines intégrations permettent d’automatiser la production de supports marketing ou techniques à partir des contenus stockés dans Keepeek.
5. Est-ce que Keepeek peut gérer des vidéos ? Oui, le DAM permet de stocker, prévisualiser, découper et partager des fichiers vidéo dans différents formats.
6. L’outil est-il accessible à des utilisateurs externes ? Oui, Keepeek propose des portails personnalisés pour les distributeurs, journalistes, partenaires ou clients, avec des droits d’accès fins.
7. Keepeek est-il compatible avec la suite Adobe ou Canva ? Oui, des plugins et intégrations permettent aux créatifs d’accéder directement aux assets depuis leurs outils de création.
8. Est-il possible de tracer l’utilisation des fichiers ? Oui, l’outil permet de savoir qui a téléchargé, modifié ou partagé un fichier, à quelle date, avec quel usage.
9. Combien de temps faut-il pour mettre en place Keepeek ? Un projet type peut être opérationnel en quelques semaines, selon la taille du catalogue, le niveau d’intégration souhaité et le volume d’assets à migrer.
10. Peut-on faire évoluer la structure du DAM dans le temps ? Oui, l’architecture de Keepeek est conçue pour être évolutive et adaptable à vos nouveaux usages ou nouvelles marques.
Conclusion
Mettre en place un DAM comme Keepeek, ce n’est pas seulement organiser des fichiers : c’est structurer votre patrimoine digital pour mieux collaborer, accélérer la production de contenus, améliorer la qualité des publications et préserver durablement votre image de marque. Numendo accompagne les entreprises dans cette transformation avec une méthodologie éprouvée et un accompagnement métier sur mesure.
Vous hésitez à déployer un DAM dans votre organisation ? Contactez les experts Numendo pour échanger sur votre maturité digitale.
